石井博コンサルタントコラム

製造業の皆様、会議は建設的ですか?

前回のメルマガでは、
予算作成から予算実績管理を徹底して経営改善ができた
小職の体験談を報告させていただきました。

今回のテーマは、予算実績管理を徹底していくためには、
現場管理者を交えてコミュニケーションの場(会議)を
持つことが重要であることを報告させていただきます。

会議を建設的に進めるためにも、
事前準備および決めたことをきちんとルール通りに
実行することが重要ではないでしょうか。

小職の実家(金属プレス加工および金型製作)も
私的再生(民事再生法申請)以降は、
株主が某金融機関系のファンド会社であったことから、
予算必達が使命として課せられておりました。

そこで、予算達成するためには、
通期で達成すればOKという感覚ではなく、
毎月予算を達成させ、その積み重ねの結果、
通期で予算達成される。そのためには毎月どうすればよいか、
ということを考えました。

正直、毎月予算を達成させることは
色々な制約があり難しいと思いますが、
少なくとも四半期で予算を達成する(達成させる)ためにはどうすればよいか、
ということを考えました。

そこで、同社は、毎週木曜日に会議を開催することにしました。

参加者は各部門の部長クラス、役員、
株主(ファンドの担当者数名)、計10名前後でした。

余談ですが、
小職が同社で事業再生に携わった4年弱で150回超の会議を
開催したと記憶しております。
議題については不変で大きく3つの議題について協議しました。

議題としては、
(1)損益報告
(2)生産・出荷状況報告
(3)営業活動・顧客動向報告

本メルマガでは、損益報告についてフォーカスし、
どのような管理をして、どのように会議にて
建設的に物事を進めていったかをご報告させていただきます。

生産・出荷状況報告、営業活動・顧客動向報告については、
後日、ご報告させていただきます。

損益報告については、月次の予算実績対比表(A4×1枚)を
もとにして議論をしました。

月次予算実績対比表のフォーマットは、
個々の会社様にて決定すればよいことと思いますが、
同社の場合は、損益計算書ベース(減価償却費は除く)で、
左側に月次予算、右側に当月予想の数値を書き込んでいきました。

そして、予算と予想の間に、
改善金額を記載するようなフォーマットを作成し、
当月予想の右側には改善事項を具体的に記載する欄を設けました。

このフォーマットは試行錯誤のもと完成した計表でした。

例えば、予算作成時に予想した売上高が100であり、
当月月初に各得意先から頂戴したと当月分の内々示、
内示、確定の予想売上高が80の場合は、
改善事項(改善金額)欄に▲20を記載する。

そして▲20になった要因を備考欄に記載する。

当然、売上高が減額している訳ですから、
製造原価も減額されるはずです。

材料費については、
予算作成時に部品別にエクセルにて限界利益表を
作成している訳ですから、材料費も把握できます。

購入部品費、外注費も当然把握することは可能です。

要は、変動費項目については、
予算作成時に使用したデータ(計表)を活用することで
把握は可能です。

後は、固定費をどのようにコントロールするか、
ということになります。

固定費だけではなく変動費につてもいかにコントロールするか、
各勘定科目ごとに改善事項(改善金額)欄に減額可能性のある
金額を記載していきます。

そして、備考欄に具体的にどうするかを記載し、
翌週開催される会議までにその施策を実施することとしました。

改善事項(改善金額)欄に減額可能性のある金額を記載し、
予算対比でEBITDA(減価償却前)率を確保するようにしました。

例えば、製造原価の労務費については生産計画を見直し、
残業時間を軽減させるとか、
事務所スタッフに依頼して現場を手伝ってもらうとか、
派遣業者と交渉して派遣社員の人数を減らしてもらうとか、
配車(配送)の検討をするとか、梱包費(配送用の段ボール)の
検討をするとか、
今月予算ではフォークリフトの修繕を予算化していたが
繰延するとか、等を実行しました。

そして、翌週の会議では、売上高については同日までの売上高に
翌日以降の内示、内々示、確定を予想して売上高を計上し、
費用面については、同日までの発生金額に翌日以降の
発生予想金額を記載して、同日現在での当月損益予想をしていきました。

この繰り返しの作業を毎週続けていきました。

現在、残高試算表の開示タイミングが遅く、
悩まれている社長様も沢山いらっしゃると思いますが、
残高試算表の開示タイミングを早めることは
間違いなく可能だと確信しております。

同社も、翌月末日になっても
前月の損益が把握できないような状況でしたから。

損益報告については、
上述した資料をもとに建設的に協議して進めていきました。

生産・出荷状況報告、営業活動・顧客動向報告については、
後日、ご報告させていただきます。

余談になりますが、
会議中は、リラックスできるようにジュース、
お菓子を沢山テーブルの上にのせ、
堅苦しい雰囲気を払拭して開催していました。

誰かに言われましたが、
口が動いている方が意見が出やすいそうです。

科学的な根拠があるか否かは知りません。

小職でよろしければいつでもご支援させていただきます。

以上

 

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